Avainasiakaspäällikkö Nina Virasen ensimmäinen lomapäivä keskeytyy, kun toimittaja soittaa ja utelee, millaisin keinoin Viranen suunnittelee työtään, parantaa keskittymiskykyään ja hallitsee stressiä. No, tämä keskeytys oli ennalta sovittu ja Viranen pääsee jutustelun jälkeen lataamaan akkujaan ja aivojaan laiturille niemen nokkaan.
Toisin on työpäivinä. Silloin sähköpostit paukkuvat, puhelin pirisee ja älylaitteet huutavat huomiota. Jossain välissä Virasen on hoidettava tukku asiakastapaamisia sekä pidettävä yhteyttä kollegoihin ja esimiehiin.
Sellaista nykypäivän työelämä on – asiasta toiseen hyppimistä ja jatkuvia keskeytyksiä.
Maailma ympärillämme vetää meitä kohti kiirettä, kuormittumista ja lyhytjänteisyyttä. Älylaitteet houkuttelevat sirpaleiseen ajankäyttöön, vaikka aivomme tosiasiassa rakastaisivat keskittymistä. Keskittyneessä tilassa muistimme, havaintokykymme ja taitomme suunnitella asioita toimivat optimaalisesti.
Näin toteavat Keskittymiskyvyn elvytysoppaan (Tuuma) kirjoittaneet aivotutkijat Minna Huotilainen ja Mona Moisala. Kirja on heti ilmestyttyään herättänyt ansaitusti paljon huomiota mediassa, mikä ei tullut tekijöille yllätyksenä.
– Paradoksaalisesti päätimme kirjoittaa aiheesta kirjan, vaikka moni ystävämme ja tuttavamme valitti, ettei jaksa nykyisin edes kirjoja lukea. Jo kahden sivun jälkeen käsi harhautuu älypuhelimelle, Moisala toteaa.
Mikä on tehokasta oikeasti?
Mindfullness- ja joogakurssien suosio, metsään menot ja puiden halailut sekä värityskirjojen parissa tosissaan tuhertavat aikuiset ovat Moisalan mielestä merkkejä havahtumisesta. Aina, kun jaksamme rauhoittaa mielemme ja kohdistaa huomiomme tietoisesti yhteen asiaan kerrallaan, aivojemme keskittymiskykyyn liittyvät hermoyhteydet vahvistuvat.
– On harhakuvitelma, että ihminen on tehokas, kun hän kykenee tekemään monta asiaa yhtä aikaa. Tutkimukset kertovat päinvastaista. Tehokkainta työskentely on silloin, kun keskitymme yhteen asiaan kerrallaan. Tämä kuitenkin edellyttää töiden suunnittelua ja priorisointia, psykologian tohtori Moisala sanoo.
Snellman-konserniin kuuluvassa Mr. Paninissa myyntityötä tekevä Nina Viranen kertoo stressaantuvansa, mikäli ei suunnittele töitään edeltä käsin huolellisesti. Niinpä hän jaksottaa työpäivänsä ja -viikkonsa erilaisille toiminnoille niin tarkasti kuin mahdollista.
– Herään aikaisin ja teen aluksi keskittymistä vaativia tehtäviä. Seitsemän ja yhdeksän välillä ei puhelin pirise, joten se on tehokasta aikaa. Maanantai on niin sanottu toimistopäivä. Käyn ensimmäiseksi läpi edellisen viikon sähköpostit; onko jokin asia kesken tai jotakin jäänyt hoitamatta. Päivään kuuluu myös raportointia ja muita kirjallisia tehtäviä sekä runsaasti soittelua ja erilaisten käytännön asioiden hoitamista ja organisoimista.
Viikolla Viranen suhaa ympäri laajaa myyntialuettaan ja tapaa lukuisia asiakkaita ja yhteistyökumppaneita. Kilometrejä auton mittariin kertyy vuodessa jopa yli 80 000.
– Autossa on aikaa ajatella niin työ- kuin siviiliasioita. Siellä syntyvät monesti luovat ideat. Toki välillä puhelin soi ja silloin vastaan heti. Sähköposteihin voin aina palata myöhemmin.
Rytmi ryhdittää päivää
Nina Viranen on jo vuosia noudattanut omaa työrytmiään. Selkeää ja suunnitelmallista vuorokausirytmiä suosittelevat myös aivotutkijat.
– Tarvitsemme uudenlaista ajattelua työajan määrittelyyn ja kokonaiselämäntilanteen hallintaan. Asiantuntijatyössä mallityöpäivä voisi rakentua seuraavasti: aamupäivälle kello 8–12 kannattaa sijoittaa ajattelua, keskittymistä ja suunnittelua edellyttävät vaativat työtehtävät. Nämä pitäisi voida tehdä rauhassa, ilman keskeytyksiä, Mona Moisala kuvailee.
– Kello 12–16 on aikaa, jolloin voi hoitaa niin sanotut silppuhommat, kuten sähköposteihin vastaamisen ja muut työt, jotka on saatava pois käsistä. Tämän jälkeistä aikaa kutsumme empatiajaksoksi, jolloin harrastat ja annat aikaa muillekin ihmisille.
Hyvin suotavaa aivotutkijoiden mukaan olisi, että työpäivien aikana pidettäisiin luovia taukoja. Jotkut pitävät kahvipöytäkeskusteluja turhina, mutta ne voivatkin lisätä tehokkuutta. Rennossa ilmapiirissä tapahtuvassa kanssakäymisessä aivot työstävät asioita ja kehittämisideat putkahtelevat mieleen.
Keskittymiskyvyn kannalta olennainen on jakso, joka ajoittuu iltaan ja yöhön. Uni on aivojen toiminnalle äärettömän tärkeää. Iso osa oppimisesta tapahtuu öisin, jolloin painamme muistiin asioita, jotka olemme päivän aikana havainnoineet.
– Riittävä uni, samoin kuin ulkoilu, raitis ilma ja liikunta palauttavat aivoja stressitilasta luovaan tilaan. Typerintä, mitä illalla voi tehdä, on vilkaista työsähköpostit nukkumaan mennessä, Moisala varoittaa.
Viranen komppaa. Sähköposteihin vastaaminen iltaisin ei kuulu hänen vuorokausirytmiinsä, eikä häneltä työssä edellytetäkään jatkuvaa tavoitettavuutta.
Ajattelu vaatii rauhaa
Mitä työpaikoilla voidaan tehdä keskittymiskyvyn elvyttämiseksi? Moisalan mukaan paljonkin.
– Kaikki lähtee siitä, että asioista keskustellaan avoimesti ja mietitään yhdessä parhaita työntekemisen tapoja ja käytäntöjä. Kannattaa esimerkiksi sopia, milloin pitää olla tavoitettavissa. Kenellekään ei pitäisi langettaa sellaista taakkaa, että hän joutuu päivystämään jatkuvasti.
Työntekijöille tulisi antaa mahdollisuus vetäytyä tekemään keskittymistä vaativia ajatustöitä rauhalliseen ympäristöön. Erityisen tärkeää tämä on avokonttorimaailmassa.
Moisala sanoo suoraan, että suurimmalle osalle ihmisistä avokonttori on tosi huono idea työtehon kannalta. Vain harvat pystyvät kunnolliseen keskittymiseen taustahälystä huolimatta.
Sosiaalisen median seuraaminen kuuluu tämän päivän työelämään. Toinen asia on, kuinka monelle meistä intensiivinen läsnäolo somessa on koko ajan tarpeellista.
– Sosiaalinen media on aiheuttanut itsensä keskeyttämisen kulttuurin. Kun addiktoidumme siihen liikaa, kykymme keskittyä on huteraa, oli työympäristö kuinka optimaalinen tahansa, somettamisen ja pelaamisen vaikutuksista nuorten aivoihin ja kognitiivisiin toimintoihin väitöskirjansa tehnyt Moisala sanoo.
– Älylaitteet nappaavat meiltä huomion lupaa kysymättä. Psykologien armeija, joka tietää, kuinka ihmisiä koukutetaan, kehittää jatkuvasti uusia, entistä houkuttelevampia sovelluksia tällä huomiotalouden taistelukentällä.
Opettele priorisoimaan
Moisalan mukaan jokainen meistä voi parantaa omaa keskittymiskykyään tarkkailemalla itseään ja muokkaamalla työtapojaan.
– Onneksi olkoon, jos olet huomannut, että kuulut ADT-ryhmään. Tunnista, milloin mielesi harhautuu ja mitkä ärsykkeet tämän aiheuttavat.
– Laita kännykkä äänettömälle ja vieraile somessa työpäivän aikana vain silloin, kun se liittyy työtehtäviisi. Jos sorrut, vedä viisi syvää henkäystä ja palaa siihen, mitä olitkaan tekemässä. Mieti, mitkä ovat prioriteettejasi, mikä on asioiden tärkeysjärjestys.
– Vapaalla opettele tekemään pieniä läsnäoloharjoituksia: keskity vain siihen, mitä teet, oli se sitten tiskaamista tai imurointia. Kun lähdet lenkille, ulkoiluta koiraa, älä kännykkää.
Joskus vanhat konstit ovat parempia kuin pussillinen uusia. Nina Virasen metodi laittaa asiat tärkeysjärjestykseen ja priorisoida töitä on kirjoittaa työlista ruutupaperivihkoon.
– Kun se on silmien edessä, olo on rauhallinen ja tiedän, mitä seuraavaksi pitää tehdä.
ADT on aivojen palohälytys
Amerikkalainen lääkäri Edward M. Hallowell puhui jo 1990-luvulla ilmiöstä ”attention deficit trait” eli ADT. Hän kuvasi sillä ihmisiä, jotka olivat eläneet pitkään liian kiireistä elämää, tehneet monta asiaa yhtä aikaa, jättäneet tauot pitämättä, hyppineet tehtävästä toiseen, laiminlyöneet unen hoitamisen ja näillä käyttäytymistavoilla aikaansaaneet itselleen tilan, jossa aivot eivät enää toimi normaalilla tavalla.