Kehityskeskustelun perimmäinen tarkoitus on tuoda hyötyä sekä organisaatiolle että työntekijälle. Kehityskeskustelussa luodaan yhteinen näkemys siitä, mihin ollaan menossa ja millaisia tavoitteita ja keinoja matkalle tarvitaan. Vaikka samassa yhteydessä tehdään tilinpäätös menneestä, pääpaino on kuitenkin tulevaisuudessa.
Työntekijän kehittyminen on tavoitteiden saavuttamisen edellytys. Sen vuoksi esimiehelle pitäisi olla kunnia-asia, että jokaiselle työntekijälle löydetään vahvuudet ja kehittymiskohteet, sanoo esimiestyön asiantuntija, valmentaja ja kirjailija Henrietta Aarnikoivu ProTulos Oy:stä.
‒ Jos organisaatiossa ei pystytä auttamaan työntekijää löytämään omia kehittymistarpeitaan, työntekijä menettää motivaationsa. Helposti ajatellaan, että koska henkilöllä on kokemusta, niin hän osaa hoitaa nämä asiat. Mutta jokainen autokin tarvitsee huoltotsekkauspisteitä, riippumatta siitä miten vanha tai uusi se on, Aarnikoivu sanoo.
Muodosta kokonaiskuva
Aidosti hyödyllinen kehityskeskustelu edellyttää molemmilta osapuolilta valmistautumista. Jos tulee keskusteluun valmistautumatta, näkökulman kääntäminen voi olla haastavaa.
‒ Kun hypätään konkreettisesta työstä katsomaan asioita laajemmasta näkökulmasta, riskinä on, että ei pääse syvemmälle ja asioita jää käsittelemättä, Aarnikoivu sanoo.
Kehityskeskusteluun valmistautuessa pitäisi nimittäin pohtia mitkä ovat ne tärkeät asiat, jotka liittyvät työhön, ympäristöön, organisaation ja omiin tavoitteisiin. Luoda siis iso kuva siitä maailmasta, jossa organisaatio toimii ja omasta roolista tässä kokonaisuudessa.
Jotta työntekijä voi muodostaa ison kuvan, johdon pitää kyetä viestimään työntekijöille organisaation identiteetistä ja toimintaympäristöstä.
‒ On järkyttävää, jos esimies sanoo myyjälle, että nyt vain teet enemmän tätä myyntiä. Hänen pitäisi auttaa työntekijää ymmärtämään, mitkä ovat oikeita tapoja tehdä asioita. Esimiehen pitäisi välittää tietoa siitä, miten yrityksessä tehdään, millaisessa toimintaympäristössä eletään, miten halutaan erottua kilpailijoista. Silloin työntekijä oppii tunnistamaan organisaation identiteetin ja voi liittää oman tekemisensä kokonaisuuteen.
Puhukaa kehityskeskusteluista jo etukäteen
Aarnikoivu ehdottaa, että esimies voisi ottaa kehityskeskustelut puheeksi esimerkiksi kuukausipalaverissa ennen keskustelukierroksen käynnistymistä. Tämä toimisi orientaationa kehityskeskusteluun.
Tässä yhteisessä orientaatiossa hän pyrkisi luomaan kaikille yhteisesti näkemyksen siitä, missä mennään ja millaisessa ympäristössä toimitaan.
‒ Esimies voisi puhua myös siitä, mitä hyvä keskustelu edellyttää ja mitä prosessiin kuuluu tässä organisaatiossa. Tällä hän osoittaisi samalla, että kehityskeskustelu on oikeasti tärkeä juttu.
Lisäksi joitakin kehityskeskusteluun liittyviä asioita voitaisiin käydä läpi tiimitasolla ennen henkilökohtaisia kehityskeskusteluja.
‒ Niissä voitaisiin keskittyä yritys- tai tiimitason tavoitteisiin. Tällöin tämä osa ei veisi aikaa henkilökohtaisissa kehityskeskusteluissa, vaan niissä olisi tilaa keskittyä henkilöön.
Älä valmistaudu liikaa
Kehityskeskusteluun voi myös valmistautua liikaa. Tästä on kyse silloin, kun kehityskeskustelu menee vain valmiiksi täytetyn lomakkeen ääneen lukemiseksi. Pahimmassa tapauksessa koko kehityskeskustelu käydään sähköpostitse.
Aarnikoivu sanoo, että tällöin kehityskeskustelusta jää puuttumaan erittäin tärkeä osa: dialogi.
‒ Keskustelua tarvitaan sen vuoksi, jotta voidaan muodostaa yhteinen näkemys esimerkiksi siitä, miten tästä mennään eteenpäin ja mitkä ovat tulevaisuuden avainasioita.
Valmiiksi täytetyssä lomakkeessa molemmat ovat jo muodostaneet kantansa eikä silloin jää tilaa yhteisen kannan muodostamiselle.
Lääkkeeksi Aarnikoivu tarjoaa sitä, että osapuolet eivät mieti etukäteen vastauksia yksittäisiin, tarkkoihin kysymyksiin, vaan tiedossa on etukäteen vain keskustelun rakenne ja teemat.
Hyvä kehityskeskustelu rakentuu hyvästä vuoropuhelusta ja siitä, että esimies ja työntekijät tekevät muutenkin yhteistyötä. Hyviin alaistaitoihin kuuluu se, että työntekijä tulee tarvittaessa itse spontaanisti kertomaan esimiehelle missä mennään.
‒ Jos esimies ei ole muina aikoina kiinnostunut alaisten tekemisistä, se heijastuu myös kehityskeskusteluun. Tai jos alainen ei luota esimieheen, keskustelun dialogisuus kärsii. Jos kehityskeskustelu ei onnistu, usein on kyse siitä, että ensin pitäisi opetella puhumaan toisilleen.
Kehityskeskustelujen kompastuskiviä
1. Liikutaan vain mukavuusalueella. Osapuolet eivät uskalla nostaa esiin kehittymistarpeita. Keskustelu pyörii vain kivoissa asioissa.
2. Työntekijä ei uskalla paljastaa heikkouksiaan. Jos työelämässä pitää näyttää mahdollisimman osaavalta ja tehokkaalta, ihmiset keskittyvät pärjäämään yksin. Kehityskeskustelun arvo syntyy kuitenkin siitä, että löydetään asioita, joissa työntekijä voi kehittyä ja keinot, joilla esimies voi siinä tukea.
3. Luovutaan kehityskeskusteluista. Organisaatio haluaa luopua turhasta byrokratiasta. Kehityskeskustelu on kuitenkin tuloksen tekemisen väline, jonka avulla tekemistä suunnataan. Se on tärkeä työkalu esimiehelle.
4. Viedään kehityskeskustelu pois toimistosta. Kävelylenkillä tapahtuva kehityskeskustelu auttaa luomaan rennon ilmapiirin, mutta haasteeksi voi muodostua keskustelun dokumentointi. Jotta asiat eivät jää ilmaan ja niihin voidaan palata, ne pitäisi kirjata ylös.
5. Jälkihoito unohtuu. Kehityskeskustelun lisäksi esimiehen ja alaisen välillä tulisi olla jatkuvaa vuoropuhelua, joka linkittyy kehityskeskustelun teemoihin. Lisäksi pitäisi olla pienempiä seurantakeskusteluja, joissa seurataan asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Nämä pienemmät keskustelutkin olisi hyvä merkitä vuosikelloon.
6. Tulosten tarjoamaa tietoa ei jaeta eteenpäin. Henkilöstön esiin nostamista asioista pitäisi mennä myös henkilöstöhallintoon ja ylimmälle johdolle jonkinlainen koonti. Näin johto voi huomioida nämä asiat johtamistyössä ja henkilöstöhallinto tietää, miten henkilöstöä pitäisi kehittää.
Esimies voi kertoa myös omille alaisilleen esimerkiksi kuukausipalaverissa, mitkä asiat keskusteluissa nousivat esiin osaston tasolla, mihin asioihin hän aikoo panostaa ja mitä jokainen voisi tehdä omalta osaltaan niiden eteen.
