Kysymys nousi esiin myös tuoreessa MMA:n jäsenille pitämässäni koulutuksessa, jossa puhuin aiheesta. Avaan tässä muutamia ajatuksiani palautteen antamisesta ja sen eri tavoista.
Millaista palautetta organisaatiossasi halutaan antaa?
Vien kysymyksesi koulutuksen ensimmäiseen konseptiin: proaktio vs. reaktio -akselille. Kummalle puolelle palaute kohdistuu? Oletko sillä korjaamassa jotain tekemisen malleja vai ohjaatko uusien tapojen pariin?
Mikäli painotus on reaktiomaisessa palautteessa, olisi syytä miettiä, miksi se tarve muodostuu. Mikäli ollaan ohjaamassa toimintaa, tulisi miettiä, kuka on määritellyt raamit, joiden mukaan ohjaavaa palautetta annetaan. Eli syy-seuraus-juurisyy-ketjun paljastaminen on tärkeää.
Kysy, älä oleta
Kaikista tärkeintä on kuitenkin kysyä niiltä ihmisiltä, miten ja millaista palautetta he haluavat kuulla. Onko sitä ollut aiemmin tarpeeksi, liian vähän vai onko se ollut linjakasta, poukkoilevaa vai jotain muuta?
Tässä muutamia kysymyksiä, joita voit esittää henkilöstölle:
- Saatko mielestäsi riittävästi palautetta työstäsi?
- Tiedätkö, miten onnistumistasi mitataan?
- Miten usein haluaisit saada palautetta? Jatkuvasti, kerran vuodessa, siltä väliltä?
- Miten haluaisit saada palautetta? 1-2-1, ryhmässä, kirjallisesti, muuten?
- Asteikolla 1–10 (10=erittäin tärkeää), miten arvioisit palautteen tärkeyden työssäsi?
- Mikäli vastaus on esimerkiksi alle 8, tee jatkokysymys: Mitä pitäisi tapahtua, jotta palautteen merkitys olisi esimerkiksi 10?
- Keneltä haluaisit saada palautetta? Johdolta, esihenkilöltä, työkaverilta, asiakkaalta
Näillä kysymyksillä saat kohtalaisen helposti selville organisaation palautehalukkuuden ja -profiilin. Lisäksi henkilöstön osallistaminen tähän on osoitus välittämisestä.
Kun ihmiset rohkaistuvat sanoittamaan omia tunteitaan ja tarpeitaan, antaa se kollektiivisesti koko organisaatiolle tietoja ja taitoja toimia proaktion puolella.
Puhukaa, puhukaa, puhukaa
Mitä tulee yleisesti palautekeskusteluihin ja sen antamiseen, niin puhukaa avoimesti (niiden kanssa tietenkin, jotka ovat sille avoimia) tuntemuksista, tunteista, kaipauksista ja toiveista työpaikalla. Kun ihmiset rohkaistuvat sanoittamaan omia tunteitaan ja tarpeitaan, antaa se kollektiivisesti koko organisaatiolle tietoja ja taitoja toimia proaktion puolella. Avaan esimerkillä.
Joillain toimialoilla kiire kasaantuu tietylle vuodenajalle. Tämä nostaa yhteistä painetta kattilassa, ja aiheuttaa helposti konflikteja. Kun tiedostat tämän, voit rakentaa siihen malleja, joilla herkimmin stressaantuvat voivat suojautua kiireen aiheuttamalta paineelta. Tämä taas johtaa siihen, että esimerkiksi kiiresuman jälkeiselle palautteenannolle ei ole tarvetta, koska asia on ratkaistu proaktiivisesti.
Eli yhteenvetona voin suositella seuraavaa: puhukaa, puhukaa ja puhukaa. Ihmiset itse kyllä kertovat, mitä haluavat ja tarvitsevat.
MMA:n lähettiläät
Myynnin ja markkinoinnin lähettiläät ovat alojemme vaikuttajia. He jakavat osaamistaan ja edistävät alojemme tunnettuutta eri kanavissa.
