Yrityksen on annettava nämä tiedot heti ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä oma-aloitteisesti ja ilman, että henkilö kysyy niistä erikseen. Pelkkä tietosuojaseloste verkkosivuilla ei riitä.
– Henkilölle tulee kertoa esimerkiksi, mistä hänen tietonsa on saatu, jotta hän voi halutessaan vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai pyytää tietojensa poistamista tiedot luovuttaneelta taholta. Puhelussa on kerrottava myös, minkä nimisen yrityksen tuotteita tai palveluja hänelle markkinoidaan, apulaistietosuojavaltuutettu Heljä-Tuulia Pihamaa toteaa Tietosuojavaltuutetun toimiston tiedotteessa.
Kantelu paljasti epäkohdat
Tietosuojavaltuutetun toimisto ryhtyi tutkimaan luontaistuotteita puhelimitse myyvän yrityksen toimintaa kantelun perusteella.
Apulaistietosuojavaltuutettu antoi yritykselle huomautuksen tietosuojasäännösten vastaisista käytännöistä ja määräsi sen korjaamaan toimintansa. Päätös ei ole vielä lainvoimainen.
Tutkinnassa selvisi, että useat yrityksen toimintatavat rikkoivat yleistä tietosuoja-asetusta. Yritys ei esimerkiksi kertonut henkilöille heidän yhteystietojensa käsittelystä silloin, kun se oli saanut tiedot ulkopuoliselta taholta.
Yritys on myös pyytänyt joitakin henkilöitä lähettämään tietosuojaan liittyvän pyynnön uudelleen tietosuojavastaavalle, jos he ovat ensin ottaneet asiasta yhteyttä asiakaspalveluun. Joissain tapauksissa yritys on vaatinut kopiota henkilöllisyystodistuksesta ennen kuin se on suostunut käsittelemään pyynnön.
– Jos henkilö esittää tietojensa poistopyynnön asiakaspalvelulle, pyyntöä ei voi jättää käsittelemättä siksi, että sitä ei ole esitetty tietosuojavastaavalle. Organisaation pitää itse huolehtia siitä, että pyyntö siirretään sen sisällä asiasta vastaavalle taholle, Pihamaa kertoo.
– Sama koskee myös suoramarkkinointikiellon tekemistä: Jos henkilö haluaa kieltää suoramarkkinoinnin puhelun aikana, pyyntöä ei voida ohittaa siten, että annetaan toimintaohjeita kiellon tekemiseksi.
Apulaistietosuojavaltuutettu muistuttaa päätöksessään, että organisaation täytyy helpottaa henkilötietojen käsittelyyn liittyvien oikeuksien käyttöä. Näitä oikeuksia ovat esimerkiksi oikeus tarkastaa tietonsa ja pyytää niiden poistamista.
Näin käsittelet tietosuojapyynnöt
- Asiakas voi tehdä suoramarkkinointikiellon esimerkiksi puhelun aikana, eikä siihen voi jättää reagoimatta muotoseikkojen vuoksi.
- Tietojen poistopyyntöä ei voi ohittaa ohjeistamalla tekemään kiellon muulla tavoin.
- Pyyntöä ei tarvitse osoittaa tietosuojavastaavalle vana organisaation on siirrettävä pyyntö itse oikealle taholle.
Lähde: Tietosuojavaltuutetun toimisto
