Millainen on hyvä kehityskeskustelu – vinkkejä esimiehelle

Myyjä tuli kehityskeskustelusta. Työkaveri kysyi, että kuinkas sujui. ”Hyvin. Vaihdoimme pomon kanssa ajatuksia. Nyt minulla on hänen ajatuksensa”, myyjä vastasi.

Samaan aikaan toisaalla: ”Olipa ihan turha kehityskeskustelu. En vieläkään saanut palkankorotusta. Kyllä taas risoo.”

Esimies tyytyväisenä kehityskeskustelun aluksi: ”Ajattelin säästää aikaa ja täytin lomakkeen jo valmiiksi. Jos sinulla on jotain lisättävää, kirjoita se tähän ja laitetaan nimet alle. Ai ei lisättävää? Hyvä, päästäänkin sitten oikeisiin töihin.”

Kärjistyksiä? Ehkä hieman, mutta eivät aina kovin kaukana totuudesta. Kehityskeskustelun, tuloskeskustelun, tavoitekeskustelun tai mitä nimeä tästä johtamistilanteesta käytetäänkään, taso suomalaisilla työpaikoilla vaihtelee luvattoman paljon.

Esimerkit kuvaavat tyypillisiä kehityskeskustelun kompastuskiviä. Ne ovat liian esimiesvetoisia tai kuvitellaan, että ne ovat palkkaneuvotteluja. Joskus puolestaan lomakkeen täyteen saaminen on itseisarvo.

Tarvitaanko kehityskeskusteluja?

Suvi Tuominiemi, joka työkseen valmentaa esimiehiä kehityskeskustelujen käymiseen, myöntää, että niitä kohtaan on viime aikoina esitetty kovaakin kritiikkiä. Jotkut yritykset ovat jopa ilmoittaneet kokonaan luopuvansa muodollisten keskustelujen käymisestä.

– Niistä luopuminen on mielestäni iso riski ja kertoo siitä, että keskustelun tavoitetta ja sisältöä ei riittävästi ymmärretä. Tulisi miettiä, missä työntekijöiden kanssa käydään läpi strategiaa, tavoitteita, työssä suoriutumista sekä henkilökohtaisia kehittymistoiveita ja -tarpeita, ellei kehityskeskustelussa. Joskus sanotaan, että me emme tällaista tarvitse, kun näemme ja kommunikoimme muutenkin joka ikinen päivä. Vastaan kysymällä, käyttekö silloin läpi kehittymistä pidemmällä aikavälillä vai päivän operatiivisia haasteita?

Kehityskeskustelujen lopettamista järkevämpää olisi valmentaa esimiehet käymään niitä.

– Lisäämällä ymmärrystä ja kehittämällä vuorovaikutustaitoja kehityskeskusteluihin saadaan lisää vaikuttavuutta, jolloin ne ovat hyödyllisiä niin koko yrityksen tavoitteiden saavuttamisen kuin yksilön kehittymisen kannalta.

Osaksi arjen johtamistilanteita

Suvi Tuominiemi sanoo, että kehityskeskustelut ovat sitä tuloksekkaampia, mitä paremmin ne osataan linkittää osaksi arjen muita johtamistilanteita.

Jokaisen esimiehen tulisi kyetä rakentamaan oma johtamisjärjestelmänsä niin, että niin sanottuja johtamispisteitä on riittävästi. Ne ovat niitä tilanteita ja tilaisuuksia, joissa käytännössä ohjataan työskentelyä, käydään vuorovaikutteista keskustelua ja ideoidaan uutta.

– Tärkeintä on, että vuorovaikutusta syntyy ja sitä rakennetaan jatkuvasti. Esimiehen tulee toki tuntea työntekijänsä pääasiassa muuten kuin kehityskeskustelujen kautta.

Liian esimiesvetoinen kehityskeskustelu on usein toteavaa.

– Siinä annetaan suuri painoarvo esimerkiksi sille, kuinka annettuihin tavoitteisiin on päästy. Vuorovaikutteisessa keskustelussa esimies sen sijaan haastaa myyjää arvioimaan oman työsuorituksensa tasoa sekä myös omaa onnistumistaan esimiehenä, Tuominiemi vinkkaa. 

Jotta mahdollisimman avoin keskustelu onnistuu, on tärkeää, että tilanne on rauhallinen ja turvallinen, aikaa on riittävästi ja molemmat osapuolet ovat valmistautuneet kunnolla.

– Suosittelen esimiehille, että he antavat työntekijöilleen esimerkiksi seuraavanlaisia valmistautumiskysymyksiä: Missä näet itsesi vuoden päästä, entä kolmen vuoden kuluttua? Onko sinulla pitemmän tähtäimen tavoitteita? Millaista tukea ja apua toivot? Kuinka minä voisin olla sinulle parempi esimies?

Millaisista asioista pitää puhua?

Myyntiorganisaatioissa avun pyytäminen koetaan usein vaikeaksi.

– Kehityskeskustelu on ehdottomasti se paikka, jossa esimies voi onkia selville, millaisissa asioissa kutakin yksilöä voidaan parhaiten tukea.

– On hyvä muistaa, että koulutukset ja kurssit eivät ole ainoa tapa kehittyä. Ei siis pidä huolestua, jos niitä ei ole kaikille vuosittain tarjolla. Aikuisten kehittymisessä keskeistä on työssä oppiminen, missä apuna voi olla muun muassa työparityöskentely, työnohjaus, työnkierto, mentorointi tai coaching. Näitäkin vaihtoehtoja kannattaa nostaa kehityskeskustelussa esiin.

Suvi Tuominiemi toteaa, että kehityskeskustelu ei ole ensisijaisesti palkkaneuvottelu, vaan palkkaukseen liittyviä asioita täytyy käydä läpi muissa yhteyksissä. Sen sijaan kehityskeskustelussa on mahdollista käsitellä työn ulkopuolisia, henkilökohtaisiakin asioita.

– Tässä kannattaa kuitenkin olla hienovarainen ja hienotunteinen. Useimmiten kannattaa puhua vain sellaisista asioista, joilla on suoraa vaikutusta työhön. Esimiehen ihmissuhde- ja vuorovaikutustaidot ovat tällaisten aiheiden käsittelyssä avainasemassa.

Kuinka omia valmiuksia voi parantaa?

Suvi Tuominiemen oma työpaikka on Jyväskylässä päämajaansa pitävä kehitystalo Balentor Oy. Se on liiketoiminnan kehittämiseen, johtamiseen ja esimiestyöhön, myyntityön kehittämiseen sekä kokonaisvaltaisiin muutosprojekteihin erikoistunut valmennus- ja konsultointiyritys, jolla on toimipiste myös Helsingissä.

– Kun olin ollut talossa kolme vuotta, sain ensimmäisen kerran kalenterikutsun kehityskeskusteluun. Eipä ole suutarin lapsella kenkiä, ajattelin, kunnes tajusin, että minä ja esimieheni sparrasimme kuukausittain työni tavoitteista, kehitystarpeistani, vahvuuksistani, saamastani asiakaspalautteesta sekä urasuunnitelmistani. Nämä erittäin hyödylliseksi kokemani johtamistilanteet täyttivät täysin kehityskeskustelun tunnuspiirteet, vain yksi asia puuttui. Niissä ei käytetty lomaketta.

Kehityskeskustelu ei siis ole yhtä kuin lomake, vaikka niin usein ajatellaan.

Käytännössä on huomattu, että mitä kokemattomampi tai vuorovaikutustaidoiltaan heikompi esimies on, sitä strukturoidumman lomakkeen hän tarvitsee. Nykytrendin mukaan kehityskeskusteluissa ollaan menossa yhä vapaamuotoisempaan suuntaan ja yhä laajempien teemojen käsittelyyn.

– Ihan kokonaan lomakkeesta ei kannata luopua. Se on työkalu seurantaan ja toimii tärkeänä apuvälineenä esimerkiksi esimiehen vaihtuessa, Tuominiemi muistuttaa.

Mitä vapaamuotoisempaan suuntaan mennään, sitä suurempia vaatimuksia kohdistuu esimiesten vuorovaikutustaitoihin: selkeään viestintään sekä kykyyn antaa ja vastaanottaa palautetta.

Kuten kaikkia taitoja, myös vuorovaikutusta voi parantaa kouluttautumalla ja harjoittelemalla.

– Kaikkiin vetämiini valmennuksiin kuuluu osana taitoharjoittelu. Niissä käydään käytännön simulaatioharjoitteilla läpi erilaisia kehityskeskustelutilanteita. Vaikka tämä saattaa joistakin tuntua epämukavalta, tehokkaampaa keinoa oppia ei ole, Suvi Tuominiemi vakuuttaa. 

Ovatko alisuoritukset tabu?

Eräs vaikeimpia palautteenantotilanteita on se, kun esimies joutuu puuttumaan työntekijän alamittaiseen työsuoritukseen. Kilpailu kuitenkin globalisoituu ja kovenee, eikä keskinkertaisuudella enää menestytä.

– Esimiehen on puututtava alisuoritukseen myös siksi, että muuten hän menettää arvostuksensa muiden työntekijöidensä silmissä, kokenut myyntiorganisaatioiden johtaja ja valmennuskonsultti Ari Rämö toteaa.

Suvi Tuominiemi muistuttaa, että suoritusten arviointi on haastavaa, koska se on osittain subjektiivista.

– Kuinka tarkasti tavoiteltu suoritustaso on määritelty? Onko se viestitty riittävän selvästi? Jotta alisuorituksiin voidaan puuttua, tämän asian on ensin oltava kunnossa, hän painottaa.

– Aina on myös selvitettävä, onko alisuorittaminen tahallista vai onko siihen jokin ulkoinen syy. Esimerkiksi, että henkilöllä on perheongelmia tai että hän on vääränlaisessa tehtävässä, Ari Rämö täydentää.

Esimiehen kannalta on erittäin tärkeää, että alisuoriutumiselle on määritelty selkeät kriteerit.

– Mikä on alisuoriutumisen raja? Millaisiin asioihin tulee puuttua? Työyhteisössä näiden kriteereiden tulee olla kaikille esimiehille samat. Yhteisiä tulee olla myös niiden keinojen ja toimenpiteiden, joita alisuoriutumisesta seuraa, Suvi Tuominiemi tähdentää.

– Ensisijaisesti alisuoriutujaa on tietysti pyrittävä auttamaan. Asiat on käytävä avoimesti läpi ja sen jälkeen kysyttävä, mitä hän aikoo tälle asialle tehdä. Päätös siitä, korjaako henkilö toimintaansa vai jatkuuko alisuoriutuminen, jää näin hänelle itselleen, Ari Rämö toteaa.